目次は見出しから作られる

まず、この機能の考え方を押さえておきます。ここが分かると、あとの手順が理解しやすくなります。

Microsoftは、Wordの目次は文書の見出しに基づいている、と説明しています。つまり、目次に出したい項目を目次の欄に書き込むのではなく、本文側で「これは見出しです」と指定しておくと、その情報をもとに目次が組み立てられる、という仕組みです。

この違いは、あとから効いてきます。手で打った目次は、本文をいくら直しても変わりません。一方、見出しから作った目次は、更新の操作をすればページ番号も内容も作り直されます。報告書や論文のように、あとから文章を足したり順番を入れ替えたりする文書では、この差が大きくなります。

本文に見出しスタイルを付ける

ここが出発点です。目次を作る前に、こちらを済ませます。

Microsoftは、見出しの設定手順として、見出しにしたいテキストを選択し、「ホーム」から「スタイル」に移動して「見出し 1」を選ぶ、と案内しています。文字を大きくしたり太字にしたりするのではなく、スタイルとして指定するのがポイントです。

見た目を変えただけでは、見出しとして扱われません。文字サイズを大きくしても、太字にしても、Wordから見れば普通の文章のままです。目次に出したい項目には、必ずスタイルを適用してください。

目次を自動で挿入する

見出しが設定できたら、目次を入れます。

Microsoftが案内している手順は、次のとおりです。第一に、目次を追加する場所にカーソルを置きます。文書の先頭に入れることが多いと思います。第二に、目次の機能に移動し、自動作成のスタイルを選びます。これで、見出しの内容とページ番号が入った目次が挿入されます。

目次の一覧には、自動作成のスタイルと、手動で作るスタイルが並んでいます。前の章でご説明したとおり、手動のものは自動更新されません。自動作成のスタイルを選んでください。

本文を直したら目次を更新する

目次は、入れたら終わりではありません。ここを知らないと、せっかくの自動作成が活きません。

Microsoftは、目次に影響を与えるドキュメントに変更を加えた場合、目次を右クリックして「フィールドの更新」を選択し、目次を更新する、と案内しています。本文を足した、順番を入れ替えた、見出しの文言を直した、といった変更のあとは、この操作が必要です。

更新は、本文を直したあとに行います。逆の順番、つまり目次を先に直しても、本文側の情報が変わっていなければ元に戻ります。目次の文字を直接書き換えるのではなく、本文の見出しを直してから更新する、という順番でお使いください。

目次に出てこないときの確認

入れたい項目が目次に出てこない、という場面があります。

Microsoftは、この原因について、見出しが見出しとして書式設定されていないため、多くの場合、エントリが見つからないことがある、と説明しています。つまり、本文側で見出しスタイルが付いていないことが理由です。

公式に案内されている対処は、次のとおりです。第一に、目次に出したい見出しごとに、その見出しのテキストを選択します。第二に、「ホーム」から「スタイル」に移動し、「見出し 1」を選びます。第三に、目次を更新します。

見た目が見出しらしくなっていても、スタイルが付いていなければ目次には出ません。文字を大きくしただけ、太字にしただけの箇所がないか、確認してみてください。

画面の表記が案内と違うとき

調べていると、説明されているタブの名前と、画面に出ている名前が違うことがあります。

目次の機能が置かれているタブの名称は、資料や環境によって表記が揺れています。Microsoftの公式ページの中でも、「参照」「参照設定」といった書かれ方や、英語の表記が混在しています。そのため、案内に書かれているタブ名を探しても見つからない、ということが起こります。

この記事では、タブの名前を断定していません。探し方としては、リボンの中から目次に関する機能を探し、その中の自動作成のスタイルを選ぶ、という手順で進めていただくのが確実です。文言を厳密に一致させようとするより、役割で見つけるほうが迷いません。