「確認」と「削除」は別の操作

まず、2つの機能の違いを押さえておきます。

Microsoftは、Excelで重複を扱う方法として、一意または重複する値を強調表示するには「ホーム」タブの「スタイル」グループの「条件付き書式」を、重複する値を削除するには「データ」タブの「データツール」グループの「重複の削除」を使う、と案内しています。

条件付き書式は、重複している値に色を付けるだけです。表の中身は変わりません。一方、「重複の削除」は、重複と判定したデータを実際に消します。Microsoftは、重複する値を削除することは、重複する値を完全に削除することを意味する、としています。

そのうえでMicrosoftは、重複する値を削除する前に、一意の値のフィルター処理や条件付き書式を先に試して、期待どおりの結果が得られるか確かめることを勧めています。この記事も、この順番で進めます。

条件付き書式で重複に色を付ける

最初に、どこが重複しているかを目で確かめます。

Microsoftが案内している手順は次のとおりです。第一に、重複の有無をチェックするセルを選びます。第二に、「ホーム」タブの「スタイル」グループで「条件付き書式」の矢印を選び、「セルの強調表示ルール」から「重複する値」を選びます。第三に、重複する値に適用する書式を選び、「OK」を選びます。

色が付いたセルは、選んだ範囲の中で重複している値です。色が付いたセルを手がかりに、ほかの列も見て、その行を削除してよいか確認します。値が同じでも、ほかの列の内容まで同じとは限りません。確認が済んでから、次の段階へ進みます。

削除する前に準備すること

削除の機能を使う前に、2つの準備をしておきます。

ひとつめは、元のデータのコピーです。Microsoftは、データを完全に削除するため、重複する値を削除する前に、元のセル範囲またはテーブルを別のワークシートまたはブックにコピーすることを勧めています。

ふたつめは、アウトラインと小計の確認です。Microsoftは、アウトラインが設定されたデータや小計を含むデータから重複する値を削除することはできず、重複を削除するには、アウトラインと小計の両方を削除する必要がある、と案内しています。

重複の削除の手順

準備ができたら、削除に進みます。

Microsoftが案内している手順は次のとおりです。第一に、セルの範囲を選ぶか、アクティブなセルがテーブル内にあることを確認します。第二に、「データ」タブの「データツール」グループで「重複の削除」を選びます。第三に、「列」で、重複を判定する列を選びます。すべての列を選ぶには「すべて選択」、すべての選択を外すには「すべて選択解除」を使います。第四に、「OK」を選びます。

Microsoftは、列の多い範囲で一部の列だけを選びたい場合は、「すべて選択解除」を選んでから、必要な列を選ぶほうが簡単な場合がある、と案内しています。

どの列で「同じ」とみなすか

ここが、この記事でいちばんお伝えしたい部分です。

「重複の削除」で選ぶ列は、何をもって「同じ行」とみなすかを決めるものです。Microsoftは、すべての列を選ばない場合でも、データはすべての列から削除される、と案内しています。たとえば1列目と2列目を選んで3列目を選ばない場合、重複を探すための基準は1列目と2列目の両方の値になり、これらの列に重複が見つかると、ほかの列も含めて行全体が削除される、とされています。

つまり、基準にしなかった列の内容が違っていても、基準の列が一致すれば、その行は削除されます。名簿で氏名の列だけを基準にすると、会員番号や登録日が違う同姓同名の別の人も、重複として削除の対象になり得ます。

行全体が同じものだけを消したい場合は、すべての列を選びます。会員番号のように、1人ずつ異なる値が入っている列がある場合は、その列を基準に含めると、別の人を同じとみなしにくくなります。

削除したあとに確認すること

実行したあとも、結果を確かめておきます。

Microsoftは、「OK」を選ぶと、削除された重複値の数、または残っている一意の値の数を示すメッセージが表示される、と案内しています。あわせて、削除後に示される重複する値と一意の値の数には、空白セルやスペースなどが含まれる場合がある、とも示されています。

どの行が残るかについては、Microsoftは、重複を削除すると、リスト内で最初に出現した値が保持され、ほかの同じ値は削除される、と説明しています。残したい行が下のほうにある場合は、削除の前に並べ替えておく必要があります。

結果が意図と違っていた場合は、「元に戻す」を選ぶか、キーボードのCtrl+Zキーを押すと、変更を元に戻せる、と案内されています。